Waarom die termijnen bestaan
Poortwachter gaat niet over administratie. De wet gaat ervan uit dat een dossier dat blijft liggen langer duurt, en dat blijkt in de praktijk te kloppen. Elke termijn is een moment waarop iemand moet vaststellen: gaat dit de goede kant op, en zo niet, wat doen we anders?
Alle termijnen tellen vanaf de eerste ziektedag, niet vanaf de dag dat je het bij de arbodienst hebt gemeld. Dat verschil is de meest gemaakte fout.
De tijdlijn
Week 1 — ziekmelding bij de arbodienst
Meld de ziekmelding binnen een week bij je arbodienst. Voer daarnaast zelf een gesprek: hoe gaat het, wat verwacht je, wat kan er nog wel? Naar de aard van de klachten mag je niet vragen — dat is aan de bedrijfsarts.
Week 6 — probleemanalyse
De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op: wat zijn de beperkingen, wat kan iemand nog wel, en wat is de verwachting? Dit stuk is de basis voor alles daarna. Zonder probleemanalyse kun je geen plan van aanpak maken dat ergens op gebaseerd is.
Week 8 — plan van aanpak
Jij en je werknemer leggen samen vast wat het doel is, welke stappen jullie zetten en wie waarvoor zorgt. Jullie ondertekenen beiden. Dit is het stuk waar het UWV twee jaar later naar kijkt: stond hier een reëel doel in, en is er iets mee gedaan?
Elke zes weken — evalueren
Het plan van aanpak is geen eenmalig document. Minimaal elke zes weken bespreek je de voortgang en pas je aan waar nodig. Leg dat vast: een evaluatie die niet op papier staat, heeft voor de toets niet plaatsgevonden.
Week 42 — melden bij het UWV
Uiterlijk in de 42e ziekteweek meld je je werknemer ziek bij het UWV. Dit is de termijn die het vaakst wordt gemist, en het UWV kan er een boete voor opleggen. Zet hem in je agenda, of laat je arbodienst hem bewaken.
Week 52 — eerstejaarsevaluatie
Het scharnierpunt van het hele dossier. Jullie kijken samen terug op het eerste jaar en bepalen de koers voor het tweede. Hier valt het besluit of re-integratie in je eigen organisatie nog realistisch is, of dat het tweede spoor aan de orde is. Verwacht het UWV op dit moment een arbeidsdeskundig onderzoek en heb je dat niet, dan is dat een gat in je dossier.
Week 87 tot 93 — WIA-aanvraag
Rond week 87 laat het UWV je werknemer weten dat hij een WIA-uitkering kan aanvragen. Die aanvraag moet uiterlijk in week 93 binnen zijn, met het complete re-integratieverslag erbij: alle stukken van de afgelopen twee jaar, plus een eindevaluatie. Op dat verslag toetst het UWV of jullie samen genoeg hebben gedaan.
Week 104 — einde wachttijd
Na 104 weken stopt je loondoorbetalingsplicht — tenzij het UWV vindt dat je te weinig hebt gedaan. Dan volgt een loonsanctie van maximaal 52 weken extra loondoorbetaling, en loopt ook je re-integratieplicht door.
Waar het UWV op afwijst
- Stukken die er zijn, maar te laat: de datum op het document telt
- Een plan van aanpak met een doel dat nooit is bijgesteld toen bleek dat het niet ging
- Geen tweede spoor gestart, zonder onderbouwing waarom dat niet nodig was
- Geen arbeidsdeskundig onderzoek, terwijl eigen werk duidelijk niet meer haalbaar was
- Evaluaties die wel zijn gevoerd, maar niet zijn vastgelegd
Het patroon: het UWV kijkt niet of je de formulieren hebt ingevuld, maar of je hebt gehandeld. Een dossier vol stukken waarin niets gebeurt, houdt geen stand.
Wie doet wat
Kort: de bedrijfsarts levert de probleemanalyse en de medische beoordeling. Jij en je werknemer maken samen het plan van aanpak en de evaluaties. Je werknemer vraagt zelf de WIA aan. En jij bent verantwoordelijk voor het geheel — ook voor de stappen die een ander moet zetten. Daarom besteden veel werkgevers het bewaken ervan uit.